Коротка відповідь

Якщо країна, куди ви подаєте документ, є учасницею Гаазької конвенції 1961 року — потрібен апостиль. Це один штамп, який проставляє український орган, і цього достатньо.

Якщо країна не є учасницею конвенції — потрібна консульська легалізація: послідовне засвідчення в Міністерстві юстиції або профільному міністерстві, потім у МЗС України, а потім у консульстві тієї країни. Це довше й дорожче.

Якщо між Україною та країною призначення діє договір про правову допомогу — часто не потрібно ні того, ні іншого: достатньо перекладу з належним засвідченням. Про це забувають найчастіше, і люди платять за апостиль, який нікому не потрібен.

Хто ставить апостиль в Україні

Орган залежить від того, який документ ви апостилюєте. Помилка тут означає втрачений день. Органів шість, а не три: з 1 січня 2023 року повноваження МЗС розділили, і частину документів тепер апостилюють ті самі органи, що їх видали.

  • Міністерство юстиції: документи органів юстиції та судів, свідоцтва ДРАЦС, судові рішення, нотаріальні документи.
  • Міністерство освіти і науки: документи про освіту, дипломи, додатки, атестати, академічні довідки.
  • Міністерство внутрішніх справ: документи МВС і його сервісних центрів, зокрема довідка про несудимість. До 2023 року її апостилювало МЗС, і саме тут найчастіше йдуть за старою інструкцією.
  • Державна міграційна служба: документи щодо міграції, громадянства та статусу біженця.
  • Державна податкова служба: документи, видані ДПС і її територіальними органами. Апостиль не ставлять на нормативні акти та на роз’яснення законодавства.
  • Міністерство закордонних справ: решта, довідки з місця роботи, медичні документи, документи державних органів, які не належать до попередніх груп.

Найдорожча помилка: іноземний документ

Апостиль проставляє ЛИШЕ та держава, яка видала документ. Це означає, що на польське свідоцтво про народження чи німецький диплом поставити апостиль в Україні неможливо — ні за які гроші й ні в якій установі.

Кожен місяць ми чуємо одну й ту саму історію: людина повернулася з-за кордону з документом, а тепер шукає, де «доробити» його тут. Варіанти лишаються невеселі: їхати назад, оформлювати через довірену особу на місці або починати процедуру заново.

Тому правило просте: поки ви ще в країні, яка видала документ, з’ясуйте, чи потрібен на нього апостиль. Це питання п’яти хвилин там і кількох тижнів звідси.

У якому порядку робити переклад

Спершу легалізація, потім переклад — таке правило працює в більшості випадків. Причина проста: апостиль — це теж текст, і установа призначення має його прочитати. Якщо перекласти документ до апостиля, доведеться перекладати ще раз.

Але є винятки. Деякі країни вимагають апостиль і на сам переклад — тобто спершу переклад із засвідченням, потім апостиль на нього. Інші приймають лише переклад, зроблений їхнім присяжним перекладачем уже на місці, і тоді український переклад узагалі не потрібен.

Тому ми питаємо не «яка мова», а «куди подаєте». Відповідь на друге питання визначає весь маршрут.

Скільки це коштує і скільки триває

Апостиль — від 2 600 грн за документ разом із державним збором. Консульська легалізація дорожча й довша, бо складається з трьох-чотирьох етапів, і строк на останньому залежить від конкретного консульства.

Строк апостиля залежить від органу й завантаження. Плануючи подачу, закладайте час із запасом: документи з коротким строком придатності — наприклад, довідка про несудимість — не варто апостилювати заздалегідь, бо поки триватиме решта процедур, сама довідка може «застаріти» для установи.